La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo señalados en la resolución 1995 de 1999, artículo 13, sin perjuicio de los señalados en otras normas legales vigentes.

El prestador podrá entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes. 

Para gestionar la copia de una historia clínica de las atenciones médicas y odontológicas recibidas en las sedes de la IPS Compensar, puedes hacerlo a través de los siguientes canales:

Transacciones en Línea: podrás radicar la solicitud de la copia de tu historia clínica y la de tus beneficiarios menores de 18 años en nuestra página web corporativo.compensar.com en la opción “Transacciones en línea” ingresando usuario y contraseña. Si aún no te has registrado, podrás hacerlo seleccionando la opción “Solicitar clave”. Los beneficiarios mayores de edad podrán registrarse y realizar su solicitud de manera individual. Consulta el paso a paso ingresando aquí.

Canal presencial: para gestionar la copia de tu historia clínica o la de un tercero a través de este canal, es necesario diligenciar completamente, sin tachones ni enmendaduras, el formato de solicitud que podrás descargar ingresando aquí Adicionalmente, debes relacionar los documentos de soporte teniendo en cuenta:

• Sí eres el titular de la historia clínica y realizas la solicitud personalmente:
  • Copia de tu documento de identidad
  
  
• Si eres autorizado por el titular de la historia clínica para realizar la solicitud:
  • Copia de la cédula de ciudadanía del titular de la historia clínica quien autoriza.
  • Copia de tu cédula de ciudadanía como autorizado.
  
  
• Si eres familiar o representante legal del titular de la historia clínica que este en condición especial de salud o sea menor de edad:
  • Copia de tu cédula de ciudadanía como padre, madre o representante legal.
  • Copia del registro civil en el que conste el parentesco como padre, madre o representante legal.
  • Soporte expedido por entidad oficial en el que se acredite la designación de asistencia en la toma de decisiones en el ejercicio de su capacidad legal.
  • Documento de identidad del titular de la historia clínica.
  
  
• Si eres familiar del menor de edad que solicita la historia clínica:
  • Copia de tu cédula de ciudadanía como padre o madre.
  • Copia del registro civil del titular de la historia clínica en el que conste el parentesco como padre o madre.
  
  
• Si eres familiar del titular de la historia clínica fallecido:
  • Copia de tu cédula de ciudadanía como familiar solicitante.
  • Copia del certificado de defunción.
  • Copia del documento de identidad del titular de la historia clínica fallecido.
  • Documento formal o poder con presentación personal ante notaria del titular de la historia clínica con el que autorizó a una tercera persona a solicitar la entrega de su historia clínica.
  
  

Cualquier inquietud adicional relacionada con tu solicitud, puedes remitirla al correo electrónico solicitudhistoriaclinica@compensarsalud.com

Si tu solicitud de historia clínica es de una atención médica realizada en el domicilio, clínica, hospital o una sede ambulatoria de otra IPS aliada, debes acercarte a la entidad que realizó la atención y solicitar allí la copia de la historia clínica.

La historia clínica es un documento privado de carácter confidencial que únicamente puede ser conocido por terceros con previa autorización del paciente, o en los casos previstos por la ley. Es decir, solo puede acceder a la historia clínica el personal directamente implicado en la atención al paciente.

Las autoridades autorizadas para realizar el trámite de solicitud podrán radicarla a través del correo electrónico solicitudhistoriaclinica@compensarsalud.com teniendo en cuenta:

• Si la historia clínica es solicitada por la fiscalía, juzgados o entes de control deben presentar:
  • Comunicado en original con membrete que identifique la entidad, indicando los siguientes datos: nombres; apellidos; tipo y número de identificación el cual será conservado como evidencia.Para este caso no deberá diligenciarse el formato de solicitud de copia de la historia clínica y no cancelará valor de las copias.
  
  
• Si la historia clínica es solicitada por una entidad aseguradora deben presentar:
  • Comunicado en original con membrete que identifique la entidad, indicando los siguientes datos: nombres; apellidos; tipo y número de identificación.
  • Copia del documento de identidad del titular de la historia clínica
  • Autorización del titular para que le sea expedida la historia clínica a dicha entidad.

Son causales de negación los siguientes aspectos:

• Los soportes adjuntos no son legibles.


• Faltan soportes.


• No se encuentran registros de información clínica en nuestra base de datos.


• La solicitud no se realizó por el titular, el representante legal del menor de edad o de la persona con discapacidad.

En aras de proteger los datos de la historia clínica, en Compensar adoptamos los controles tecnológicos y de seguridad de la Información que permitan generar la entrega de dicho documento. Por lo anterior, con el objetivo de continuar brindando una adecuada protección de la historia clínica y en consonancia con los requerimientos definidos por la Ley de Protección de Datos 1581/2012 y la Constitución, es importante seguir las siguientes recomendaciones:

• Adoptar las medidas de seguridad pertinentes en el lugar de almacenamiento de la historia clínica para evitar secuestro o robo de información.


• No publicar datos relacionados con la historia clínica en redes o portales web.


• No dejar desprotegido el correo electrónico, estación de cómputo u otros medios de almacenamiento donde repose la historia clínica.


• Mantener la confidencialidad de la historia clínica y asegurar que solo sea entregada a las personas que lo requieran, considerando el estado futuro.


• Después de recibir la información, está bajo tu responsabilidad generar un uso adecuado de esta información