La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo señalados en la resolución 1995 de 1999, artículo 13, sin perjuicio de los señalados en otras normas legales vigentes.

El prestador podrá entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes. 

Para gestionar la copia de una historia clínica de las atenciones médicas y odontológicas recibidas en las sedes de la IPS Compensar, puedes hacerlo a través de los siguientes canales:

Transacciones en Línea: podrás radicar la solicitud de la copia de tu historia clínica y la de tus beneficiarios menores de 18 años en nuestra página web corporativo.compensar.com en la opción “Transacciones en línea” ingresando usuario y contraseña. Si aún no te has registrado, podrás hacerlo seleccionando la opción “Solicitar clave”. Los beneficiarios mayores de edad podrán registrarse y realizar su solicitud de manera individual. Consulta el paso a paso ingresando aquí.

Canal presencial: para gestionar la copia de tu historia clínica o la de un tercero a través de este canal, es necesario diligenciar completamente, sin tachones ni enmendaduras, el formato de solicitud que podrás descargar ingresando aquí Adicionalmente, debes relacionar los documentos de soporte teniendo en cuenta:

• Sí eres el titular de la historia clínica y realizas la solicitud personalmente:
  • Copia de tu documento de identidad por ambas caras. 
    
  • Formato FOR-GDO-025 completamente diligenciado
    
  
  
• Si eres autorizado por el titular para solicitar la copia de de la historia clínica solicitud:
  • Copia de la cédula de ciudadanía o documento de identidad, por ambas caras, del titular de la historia clínica.
  • Copia de la cédula de ciudadanía, por ambas caras, del autorizado.
    
  • Carta de autorización o formato firmado en campo autorizado de quien autoriza. 
    
  
  
• Si eres familiar del titular de la historia clínica y este es menor:
  • Copia de la cédula de ciudadanía, por ambas caras, del padre o madre.
    
  • Copia del registro civil del hijo (a) en el que conste el parentesco como padre o madre.
    
  • Copia de la tarjeta de identidad para los mayores de siete años, y registro civil para los menores de siete años.
    
  • Cuando se trata de un familiar diferente al padre o la madre, debe anexar documento que acredite la patria potestad o custodia del menor.​
    
  
  
• Si eres familiar o representante legal de un titular de la historia clínica que esté en condición especial de salud y sea mayor de edad:
  • Copia de la cédula de ciudadanía, por ambas caras, del padre, madre o representante legal.
    
  • Copia del registro civil en el que conste el parentesco como padre o madre, o documento soporte en le que conste que es el representante legal. 
    
  • Soporte expedido por entidad oficial que acredite la designación de asistencia, en la toma de decisiones, en el ejercicio de su capacidad legal.
  • Documento de identidad por ambas caras del titular de la historia clínica.
    
  
  
• Si reuieres solicitar la historia clónica de un familiar fallecido:
  • Copia del certificado de defunción.
  • Copia del registro civil de nacimiento o matrimonio en el que conste el partentesco como padre, madre, hijo (a), cónyuge, compañero (a) permanente, en relación con el titular de la historia clínica, o documento soporte en el que conste que es el representante legal. de identidad del titular de la historia clínica fallecido.
  • Anexar carta en la cual se expresa de manera escrita las razones por las cuales solicita el documento.​
    
  
  

Cualquier inquietud adicional relacionada con tu solicitud, puedes remitirla al correo electrónico solicitudhistoriaclinica@compensarsalud.com

Si tu solicitud de historia clínica corresponde a una atención médica realizada en el domicilio, clínica, hospital o una sede ambulatoria de otra IPS aliada, debes acercarte a la entidad que realizó la atención y solicitar allí la copia de la historia clínica.

La historia clínica es un documento privado de carácter confidencial que únicamente puede ser conocido por terceros con previa autorización del paciente, o en los casos previstos por la ley. Es decir, solo puede acceder a la historia clínica el personal directamente implicado en la atención al paciente.

Las autoridades autorizadas para realizar el trámite de solicitud podrán radicarla a través del correo electrónico solicitudhistoriaclinica@compensarsalud.com teniendo en cuenta:

• Si la historia clínica es solicitada por la fiscalía, juzgados o entes de control deben presentar:
  • Comunicado en original con membrete que identifique la entidad, indicando los siguientes datos: nombres; apellidos; tipo y número de identificación el cual será conservado como evidencia.Para este caso no deberá diligenciarse el formato de solicitud de copia de la historia clínica y no cancelará valor de las copias.
  
  
• Si la historia clínica es solicitada por una entidad aseguradora deben presentar:
  • Comunicado en original con membrete que identifique la entidad, indicando los siguientes datos: nombres; apellidos; tipo y número de identificación.
  • Copia del documento de identidad del titular de la historia clínica
  • Autorización del titular para que le sea expedida la historia clínica a dicha entidad.

Son causales de negación los siguientes aspectos:

• Los soportes adjuntos no son legibles.


• Faltan soportes.


• No se encuentran registros de información clínica en nuestra base de datos.


• La solicitud no se realizó por el titular, el representante legal del menor de edad o de la persona con discapacidad.

En aras de proteger los datos de la historia clínica, en Compensar adoptamos los controles tecnológicos y de seguridad de la Información que permitan generar la entrega de dicho documento. Por lo anterior, con el objetivo de continuar brindando una adecuada protección de la historia clínica y en consonancia con los requerimientos definidos por la Ley de Protección de Datos 1581/2012 y la Constitución, es importante seguir las siguientes recomendaciones:

• Adoptar las medidas de seguridad pertinentes en el lugar de almacenamiento de la historia clínica para evitar secuestro o robo de información.


• No publicar datos relacionados con la historia clínica en redes o portales web.


• No dejar desprotegido el correo electrónico, estación de cómputo u otros medios de almacenamiento donde repose la historia clínica.


• Mantener la confidencialidad de la historia clínica y asegurar que solo sea entregada a las personas que lo requieran, considerando el estado futuro.


• Después de recibir la información, está bajo tu responsabilidad generar un uso adecuado de esta información